Priorytetyzacja projektów

Jedno z podstawowych praw ekonomii mówi, że potrzeby są nieograniczone, za to zasoby są bardzo ograniczone. Takim rzadkim zasobem jest np. czas i właśnie dlatego potrzebny jest jakiś sposób decydowania co i kiedy robić, a czego nie robić w ogóle – priorytetyzacja. Najkorzystniej jest podejść do problemu systemowo, a także konsekwentnie trzymać się jednej wybranej techniki. Wszystkie metodologie zaproponowane poniżej są u swoich podstaw zbliżone, różnią się tylko kryteriami, które są istotne w danej branży.

Wszystkie poniższe metody poza „nadrzędną zasadą” powinny być wykonywane z udziałem kilku osób. Wynika to z bardzo prostych zasad statystyki. Im większa próba (więcej danych) tym większa moc modelu, czyli jesteśmy bliżej prawdy, nawet jeżeli odpowiedzi są udzielane “na czuja”. Dobrze obrazuje to przykład ze słoikiem pełnym M&Msów, w którym mamy (bez liczenia) oszacować ile draży znajduje się w słoiku. Otóż, najlepszą metodą jest zapytanie o to 10 lub więcej osób i wyciągnięcie średniej, będziemy wtedy statystycznie najbliżej prawdy.

Nadrzędna z zasad

Nie jest to wprawdzie technika priorytetyzacji, ale jest kluczowa i od niej powinno się wychodzić przy każdej inicjatywie czy projekcie. Trzeba zadać sobie pytanie co jest kwintesencją firmy i wyrazić to tak krótko jak się da, najlepiej jednym zdaniem. 

Najłatwiej wytłumaczyć to w praktyce. Doskonały przykład znalazłem w książce “Made to Stick”, fragment dotyczył linii lotniczych Southwest, które odniosły niesamowity sukces. Ich corem jest: We’re the low fare airlines czyli jesteśmy tanimi liniami lotniczymi. Każde potencjalne działanie jest konfrontowane z tym krótkim zdaniem.  Czy to, co chcemy zrobić w jakikolwiek przybliża nas do osiągnięcia We’re the low fare airlines? Jeżeli nie, to po prostu tego nie robimy.

W tych amerykańskich tanich liniach, można by było dawać pasażerom po hot dogu – amerykanie je uwielbiają – ale czy to sprawi, że będą tanimi liniami lotniczymi? Prawdopodobnie nie, bo będzie to dodatkowa praca, a przez to większe koszty i docelowo droższe bilety. Czyli kierując się naczelną zasadą nie wprowadzilibyśmy hot dogów oferty (niestety).

Macierz Eisenhowera

Eisenhower, oprócz bycia prezydentem USA, był generałem w amerykańskiej armii podczas II wojny światowej. W sytuacji wojny priorytetyzacja zadań była niezbędna .Nic dziwnego, że to właśnie w tych okolicznościach powstała słynna macierz Eisenhowera. Model bierze pod uwagę dwa parametry: pilność projektu oraz jego ważność.

Każdy pomysł/projekt jest umieszczany w macierzy pod względem tych parametrów, a jego konkretne umiejscowienie decyduje o jego ocenie.

x może poczekać pilne
ważne robimy później robimy teraz
niezbyt ważnerezygnujemy zrobi ktoś inny
(delegowanie)

A teraz jak to zrobić na spotkaniu zespołu. Najprościej jest narysować dwie osie na flipcharcie lub jakiejś tablicy z zaznaczonymi parametrami ważności i pilności. Po czym każdy członek zespołu umieszcza żółtą karteczkę z nazwą danego projektu w takim miejscu, który według niego jest najbardziej trafny. Każda z czterech części układu ma inny priorytet. Po chwili okaże się, że pewne projekty częściej zostają umieszczone w miejscu układu o wysokim priorytecie. Myślę, że poniższy obrazek rozwieje wątpliwości o co tu chodzi.

Priorytetyzacja: Macierz Eisenhowera
Priorytetyzacja macierzą Eisenhowera.
Prawy górny róg – pilne i ważne. Lewy dolny – nie pilne i niezbyt ważne.

Macierz Impakt / wysiłek

Ten system jest dokładnie tym samym co macierz Eisenhowera z tymże brane pod uwagę są inne parametry. Ten wariant się sprawdzi jeżeli ktoś jest, powiedzmy, growth managerem – czyli robimy rzeczy, które mają największy impakt na wzrost projektu i w pierwszej kolejności tzw. quick wins.

łatwetrudne
duży impaktrobimy terazrobimy ale trzeba zaplanować
mały impaktna razie rezygnujemy, a może można zwiększyć impakt?rezygnujemy

Sama realizacja w taki sam sposób jak przy macierzy Eisnehowera.

Metod RICE

Jest to priorytetyzacja, którą stosuje intercom, jest to formuła, która liczy scoring dla określonych parametrów w czasie. Oczywiście każdy może wybrać swoje parametry, ja miałem podobną formułę tyle, że dla content marketingu.  Skrót RICE to pierwsze litery parametrów, które Intercom bierze pod uwagę, są to: Reach, Impact, Confidence, Effort.

  • Reach – czyli zasięg(wyrazić liczbą), do ilu osób w określonym czasie dotrze projekt.
  • Impact – jak duży wpływ będzie to miało na pojedynczego użytkownika/klienta/ czytelnika. Punktacja: Bardzo duży – 3, duży – 2, średni – 1, mały – 0,5, minimalny – 0,25
  • Confidence – jak pewny jesteś swoich szacunków. Punktacja: bardzo 100%, średnio  80%, słabo 50%
  • Effort – trudność wykonania, ile osobo-miesięcy trzeba, żeby projekt zrealizować. Podać konkretną liczbę, minimalna liczba to 0,5 miesiąca.

Dla każdego proponowanego projektu zbiera się wspomniane wyżej parametry i podstawia do formuły.

(R * I * C) / E

Im wyższy wskaźnik tym ważniejszy projekt.

Moja metoda

Metodę podobną metody RICE, jeszcze jej nie znając, zastosowałem do mojego projektu, w którym brałem pod uwagę 185000 słów kluczowych. W związku z tym, że projekt w dużej mierze zależy od ruchu organicznego, sporo elementów mojego scoringu związana jest z SEO.

Pod uwagę wziąłem:

  • trudność słowa kluczowego,
  • wolumen,
  • performance bieżącego contentu w top 10,
  • czy są płatne reklamy,
  • czy są snippety,
  • jaki jest trend według google trends,
  • czy mój content pokrywa się z search intentem,
  • mój feeling,
  • trudność wyknania.

Wszystkie parametry przeskalowałem do wspólnego przedziału liczb, zsumowałem i podzieliłem przez trudność wykonania zadania.  Moje parametry mają różną wagę, określiłem ją na razie intuicyjnie, ale w przyszłości na bazie wyników zamierzam ją korygować. Spora część tych parametrów jest policzona automatycznie za pośrednictwem różnych API i Pythona, niestety nie wszystkie. Dlatego w przypadku mojego projektu, ze względu na dużą ilość słów kluczowych musiałem scoring podzielić na 2 etapy – pierwszy odbył się automatycznie, drugi już z moim udziałem.

Metoda MoSCoW

Nie specjalnie przypadła mi do gustu, może dlatego, że to nie z mojej branży, ale dla porządku trzeba ją przywołać. Autorem jej jest Dai Clegg z Oracle i związana jest to priorytetyzacja projektów w rozwoju oprogramowania. Nazwa jest akronimem poszczególnych wymagań:

  • M – must have, projekt musi to mieć
  • S – should have, powinien mieć
  • C – Could have, może mieć,
  • W – won’t have – nie będzie mieć, uzgodnione, że nie będzie realizowane.

Każdy projekt, a w tym wypadku oprogramowanie, ma całą masę featureów, które można zaimplementować. Chodzi jednak o to, żeby największy priorytet otrzymywały te, które przynoszą największe i najszybsze korzyści biznesowe. Dlatego developerzy stosując system MoSCoW realizują najpierw projekty M, S i C, natomiast w przypadku zagrożeń, opóźnienia, zmniejszenia zasobów itd. realizują tylko elementy oznaczone jako M, czyli takie które projekt musi mieć.

Podsumowanie

Oczywiście to nie są jedyne dostępne metody, ale myślę, że są wystarczające żeby zbudować swoją własną i nie popaść w ciągłe czytanie jak to zrobić zamiast zacząć robić. Chciałbym jeszcze raz przypomnieć kilka elementów, które sprawią, że priorytetyzacja będzie efektywniejsza:

  • ustal kryteria i cele
  • opieraj się na danych
  • trzymaj się jednej metody
  • priorytetyzuj w grupie
  • możesz się mylić(bo jesteś tylko małpą z lepiej rozwiniętym mózgiem)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *